Oppfølgning på forandringsprosessene

Vi har alle hørt om organisasjoner, som har satt store forandrings prosjekter i gang, og hvor prosjektene er kullseile underveis til målet. Men ledelsen har først konstatert, at det var noe helt galt, når deadline er nådd eller overskredet. Men hva gikk egentlig galt?
 
Som nevnt i en rekke av våre andre artikler om ledelse av forandringsprosesser kan det være en rekke årsaker til, at prosessene kjører av sporet. Vi har nevnt den situasjon, hvor det blir brukt så lite tid på å informere gruppen av mellomledere, at deres kjennskap til den nye situasjon ikke er tilstrekkelig til, at de kan få eierskap for de nødvendige forandringer. Når mellomlederne ikke har eierskap for forandringene, blir veldig vanskelig for dem å arbeide med implementeringen av forandringene sammen med medarbeiderne.

Men når blir det oppdaget, at det rent faktisk ikke riktig skjer noe i arbeidet med forandringer? Ofte først når deadline er nådd. Hvordan kunne ledelsen ha fått indikasjoner på, at tingene ikke helt kjører, som de skal?
Når forandringsprosessen planlegges, er det hensiktsmessig å innlegge delmål. Når det følges opp på disse, vil det ikke gå helt så lang tid, før det kan konstateres, om organisasjonen er på rette vei. Det blir altså mulig å rette opp på et tidligere tidspunkt enn ved det samlede prosjekts deadline.

Men det finnes en metode til å følge prosessen løpende. En metode, hvor det kan gjennomføres målinger eksempelvis daglig, ukentlig eller hver 2. uke. Kravet for å kunne gjennomføre denne type målinger er, at det defineres målepunkter, som kan gi indikasjoner på, hvor prosessen er i forhold til målsetningen.

I forbindelse med en forandringsprosess kunne eksempler på målepunkter være:
 

• Motivasjon
  • Hvor motivert er du for å arbeide med vår forandringsprosess?
• Arbejdsglæde
  • Hvor glad er du for å arbeide med oppgavene, som relaterer seg til vår forandringsprosess?
• Prioritering
  • Hvor ofte opp-prioriterer du forandringsoppgavene frem for dine opprinnelige oppgaver?
• Arbeidstempo
  • I hvor høy grad rekker tiden til å løse både dine opprinnelige oppgaver og oppgavene, som relaterer seg til vår forandringsprosess?

 

Metoden til å gjennomføre disse målinger heter HR Meter og utbydes av HR Solutions A/S. Metoden er enkel, og systemet kan settes opp fleksibelt, så det passer på hver enkelt prosess i organisasjonen.   HR Meter tilbyr en stor grad av fleksibilitet og automatiserer innhentning av data, idet systemet automatisk utsender mails til medarbeiderne på forut definerte tidspunkter. Særlig positivt er det, at medarbeiderne kun skal bruke maksimalt ½ minutt på selv besvarelsen.

Utviklingen i prosessen kan løpende følges ved å trekke statistikker, som kan overføres direkte til PowerPoint presentasjoner, så viten kan deles i organisasjonen. På den måte kan en uheldig utvikling bremses, før prosessen kjører helt skjevt.

Det er viktig å huske på, at det er snakk om subjektive data, da det er hver enkelt medarbeiders personlige vurdering av de definerte målepunkter. Det er også viktig å overveie å gjennomføring av målinger uten etterfølgende handling ofte har en negativ konsekvens i form av motvilje mot fremtidige målinger.

Kontakt HR Solutions A/S på telefon 64 86 12 24 for dialog om hvordan HR Meter kan brukes i organisasjonen din.